Nomenklatura przypadków. Kolejność formacji

Wszystkie dokumenty po ich wykonaniu muszą byćsą zgrupowane w biznesie. Określenie „biznes”, zgodnie z GOST 51141-98 należy rozumieć jeden dokument lub zbiór dokumentów, które odnoszą się do konkretnego kierunku organizacji i umieszczone w folderze pod oddzielną pokrywą. Dla poprawnego tworzenia, przechowywania i rejestrowania przypadków w każdej organizacji musi rocznie (z uwzględnieniem zmian w otoczeniu zewnętrznym i wewnętrznym) składowych Spraw Scalonej, która jest niezbędna do szybkiego wyszukiwania dokumentów.

Podczas formułowania spraw dowolnej jednostki,kierując się wymogami jednolitego systemu zarządzania rekordami. Główne przepisy są określone w GOST 51141-98, dokumenty głównego wydziału archiwalnego pod rządami Federacji Rosyjskiej, instrukcje metodyczne organów archiwalnych, wykazy materiałów dokumentalnych. Konieczne jest przestrzeganie warunków przechowywania dokumentów i spraw. Jeśli organizacja ma złożoną strukturę i wiele funkcji, to w każdym dziale i całej organizacji istnieją ujednolicone zasady systematyzacji dokumentów, tworzenia i indeksowania przypadków. W związku z tym należy sformułować nazewnictwo spraw działu personalnego, służby jakości, wszelkie inne podziały strukturalne lub samą organizację, biorąc pod uwagę wymagania dokumentów normatywnych.

Na pierwszym etapie konieczne jest określenie zakresu problemów ikategoria dokumentów, które powinny zawierać nomenklaturę spraw jednostki lub organizacji. Tutaj musimy wyjść z potrzeby objęcia całego tomu dokumentacji, zarówno utworzonej, jak i otrzymanej. Kiedy pojawiają się nowe pytania w pracy, które nie są podane w Nomenklaturze, należy do niej dodać dodatki. Forma nomenklatury spraw powinna umożliwiać jej terminową aktualizację. Dlatego przy indeksowaniu powinno być możliwe tworzenie nowych indeksów i wykluczenie zastąpienia wcześniej przypisanych indeksów już uformowanych przypadków. Oczekująca niedokończona sprawa zostaje przeniesiona do nomenklatury następnego roku z zachowaniem pierwotnej liczby.

Tytuł każdego przypadku powinien być jasny ipełne ujawnienie składu sprawy i zawartości dokumentów umieszczonych w tym folderze. W folderze należy podać indeks i okres przechowywania sprawy. Konsolidacja przypadków odbywa się na zasadzie nominalnej, na przykład Zamówienia, Minuty, Zamówienia i tak dalej. Sprawy mogą być formułowane merytorycznie, na przykład korespondencja z pewnym korespondentem, korespondencja dotycząca dostaw surowców, korespondencja z korespondentami zrzeszonymi na zasadach terytorialnych i tak dalej.

Podczas grupowania dokumentów powinieneśuwagę na czas ich przechowywania. Dokumenty tymczasowego i stałego przechowywania lub o różnym okresie przydatności do spożycia nie mogą być łączone w jeden plik. Niedozwolone jest umieszczanie w szkicach projektów, nieistotnych dokumentach lub kopiach. Podczas tworzenia przypadków należy sprawdzić obecność wszystkich podpisów w dokumencie, a także poprawność jego wykonania.

Indeksowanie spraw i kolejność ich zamówień powinnywyprodukowane zgodnie ze stopniem ważności. Najważniejsze dokumenty są oznaczone jako pierwsze (zamówienia, zamówienia lub inne dokumenty administracyjne). Nomenklatura przypadków powinna zawierać wskaźniki i nagłówki spraw, warunki ich przechowywania, kolejność ewakuacji. Nomenklatura spraw jest zatwierdzona w porządku ustalonym w organizacji i jest skoordynowana z urzędnikiem Archiwum Państwowego regionu. Pod koniec roku ostateczny zapis jest wydawany w Nomenklaturze, wskazując liczbę przypadków, które zostały wszczęte w roku sprawozdawczym dla każdej kategorii. Dostarczenie stałego magazynu do archiwum lub zbycie skrzynek tymczasowych (po upływie tego terminu) odbywa się zgodnie z procedurą ustanowioną przez Urząd Rachunków tej organizacji.