Jaka jest nomenklatura w pracy biurowej?

Aby poprawnie prowadzić pracę biurową,Trzeba wiedzieć, czym jest nomenklatura. Zgodnie z definicją, nomenklatura odnosi się do wykazu części, materiałów i struktur, które zostały wykorzystane przez produkcję, zestawionych zgodnie z pewnym systemem. Podczas kompilowania takiej listy, każdemu z tych materiałów przypisany jest kod liczebników, liter lub kombinacja alfanumeryczna - numer nomenklatury.

W przypadku zarządzania, nomenklatura przypadków jestusystematyzowana lista dokumentów biznesowych (lub przypadków) opracowywanych w trakcie pracy organizacji. Nomenklatura określa, jak długo należy przechowywać papiery wartościowe i w jakiej kolejności rejestrować. Na przykład w szkołach średnich (gimnazjach) czasopisma szkolne są przechowywane przez dyrektora szkoły przez kolejne 5 lat po ukończeniu studiów.

Główne funkcje

Główne zadanie w tworzeniu nomenklatury spraw -sprawić, by praca aparatu kierowniczego była doskonała, produktywna, pozbyć się biurokratycznego zagłuszania. Skuteczne i jakościowe rozwiązanie wielu problemów, działalność całej organizacji często zależy od kolejności przechowywania dokumentów, łatwości ich znalezienia na żądanie, ich kompetentnego sklasyfikowania i usystematyzowania. Właściwa klasyfikacja pozwala nie tylko szybko pracować z dokumentami, ale także ułatwia pracę z archiwami i archiwami.

Spójrzmy na przykłady tego, czym jest nomenklatura przypadków i na jakich obszarach jest najbardziej skuteczna.

• Systematyzacja dokumentów - kiedy były dokumentystosowane w każdym przypadku (sporządzanie umów, zawierania transakcji, kończenie sprawy karnej, raportowanie z planowania działu itp.), a następnie z aktywnego użytkowania, które opuściły, zgodnie z nomenklaturą, są przechowywane w organizacjach w określonej kolejności. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i dokumentów elektronicznych przechowywanych w komputerowej bazie danych.
• Treść informacji o tym, jak długodokument jest przechowywany przez okres, w którym może być skuteczny. Każdy przypadek zawarty w nomenklaturze ma swoje własne warunki dla zachowania zawartych w nim dokumentów. Im cenniejszy i ważniejszy dokument, tym dłużej będzie trwał. Tj., Pracując z dokumentami w sprawie, natychmiast je oceniają - rodzaj analizy wartości. Pomaga to i pracuje z samą sprawą.
• Zabezpieczanie indeksowania przypadków. Nomenklatura sprawy jest często wykorzystywana w procesie rejestracji dokumentów, a indeks nomenklaturowy sprawy staje się integralną częścią numeru rejestracyjnego dokumentu. Można to zaobserwować w ekwipunku, gdy istnieje inwentarz w fabryce lub w instytucji.
• Pełni rolę odniesienia podczas studiowania struktury organizacyjnej instytucji itp.
• W pracy biurowej jest uważany za podstawę do spisu przypadków ze stałym lub tymczasowym okresem przechowywania i dokumentów księgowych.
• Używane jako próbka, schemat do tworzenia szafy plików i odniesienia do używanych dokumentów.

Tak więc dobra znajomość tego, co jestnomenklatura i umiejętności w zakresie pracy z nią są niezbędne w każdej organizacji lub instytucji w przedsiębiorstwie. Nomenklatura powinna obejmować całą działalność dokumentacyjną instytucji.

Klasyfikacja nomenklatury

Nomenklatura ma własne standardy i wymagania dotyczące projektowania, nie można ich naruszyć. Są one określone w specjalnych metodologiach i instrukcjach dotyczących prowadzenia rejestrów.

Zwyczajem jest rozróżnianie trzech rodzajów nomenklatury biznesowej:

• typowy;
• przybliżone;
• Indywidualny, opracowany dla konkretnej organizacji.

Co to jest nomenklatura jest typowa, wynika z tytułu - są to dokumenty normatywne, ustalają skład przypadków wykorzystywanych w organizacjach jednego rodzaju.

Przybliżona nomenklatura jest przeznaczona dlaustalenie przybliżonego składu przypadków inicjowanych w organizacji organizacji, w której rozpowszechniana jest ta nomenklatura. Takie próbki zarządzania rekordami nie są normatywne, ale są polecane. Charakterystyczną cechą jest to, że w dokumentach tego typu wskazano wskaźniki.

Typowe i przykładowe nomenklatury klerykalne są opracowywane przez wyższe organizacje dla ich podległych organizacji.

Indywidualna nomenklatura - opracowanadla konkretnej organizacji i biorąc pod uwagę specyfikę jej działalności. Typowe lub przykładowe jest używane dla próbki i dokonywane są w nich niezbędne zmiany.